Dankzij HR Vaartmaker hebben we nu 31 functies beschreven

“In ons groeiende bedrijf (Toyota Van Ekris) liggen er behoorlijk veel HR-taken. Omdat ik de HR in mijn eentje doe, kan ik wel wat hulp gebruiken. Ik hoefde dus niet lang na te denken toen ik hoorde van ‘HR Vaartmaker’. Vanaf het moment dat Kristel van Dam bij ons langskwam, is ze aan de slag gegaan. Het resultaat? We hebben nu 31 functiebeschrijvingen die heel mooi passen bij ons bedrijf en onze professionals.

Doorgroei van telefoniste naar HR-coördinator

Ik doe deze HR-functie nu bijna twee jaar, en eigenlijk wist ik vanaf het begin: ik heb veel plannen, maar ik krijg het in mijn eentje niet gedaan. We zijn een groeiend bedrijf. Ik begon zelf ooit als telefoniste, groeide door naar andere functies en werkte op de Financiële Administratie toen er een nieuwe algemeen directeur binnenkwam. Na een tijdje zei hij: “Ik denk dat jij geen cijfermens bent, maar meer een mensen-mens.” Vanaf toen ben ik de nieuwe HR-functie gaan oppakken.

Alle HR-processen op orde hebben

Eerst ben ik twee HRM-trainingen gaan volgen bij HR Vaartmaker, met veel succes. Daardoor wist ik al best goed wat ik wilde aanpakken. In ons bedrijf word je als HR-coördinator gelukkig overal bij gevraagd, ik zit vaak bij de directie aan tafel. HR is bij ons een serieus thema. Dat is ook niet voor niets: we hebben 80 medewerkers in dienst, verdeeld over 4 vestigingen, en dat worden er misschien nog meer. Ik wil graag alle HR-processen binnen ons bedrijf op orde hebben. Maar hoe pak ik dat aan, in combinatie met mijn dagelijkse werk? Ik wil ook nog de werving en selectie op gang brengen, maar welke kanalen zetten we in? Hoe richt ik onze on boarding in? Ook de ziekteprotocollen moeten op orde zijn, en ik wilde aan de slag met het herschrijven van ons personeelshandboek.

“We hebben nu veel scherper wat voor competenties en ontwikkeling
iemand nodig heeft om intern door te kunnen groeien.”

Functiebeschrijvingen, daar hang je alles aan op

Kortom… toen ik op LinkedIn een bericht over de HR Vaartmaker voorbij zag komen, heb ik HR Vaartmaker meteen gebeld. Ze werken met bouwstenen. Daar kun je als klant uit kiezen. Die heb ik eerst eens rustig bekeken. Maar ik wist eigenlijk al: onze eerste bouwsteen moet de functieprofielen zijn. Want in mijn ogen hang je daar alles aan op. Bijvoorbeeld nieuwe mensen aannemen gaat veel beter als je functies beschreven hebt. Denk aan functies als Eerste monteur, Tweede monteur of Diagnose specialist. En ook als we iemand intern willen laten doorgroeien naar bijvoorbeeld Coördinator Werkplaats, dan kunnen we met een goede functiebeschrijving veel beter kijken en bespreken wat een medewerker nodig heeft aan competenties en ontwikkeling om die stap te maken.

Meteen aan de slag
In januari zijn we aan de slag gegaan. Kristel is onze HR Vaartmaker, zij kwam samen met Chaima van HR Vaartmaker bij me langs om te kijken wat we nodig hadden. In de vier maanden daarna heeft Kristel gezorgd dat de functiebeschrijvingen er kwamen. Echt zo fijn! Ik hoefde haar alleen de functies door te geven, en zij zorgde dat er profielen kwamen. We zagen elkaar tussentijds regelmatig en bespraken dan de voortgang. Daarna ging Kristel meteen weer aan de slag.

Scherphouden en toetsen
Zo kwamen we tot mijn verrassing op maar liefst 31 functieprofielen. Tegelijk hield Kristel mij ook scherp: zij tipte mij bijvoorbeeld om ook een Stagiair profiel te maken. Ook hebben we alle profielen in samenspraak met onze coördinatoren gemaakt en bij hen getoetst: kloppen ze? Dat leidde nog tot wat aanscherpingen.

Antwoord op alles
Een HR Vaartmaker heeft ook net iets meer kijk op bepaalde dingen. Zoals: wat zet je eigenlijk allemaal in een functieprofiel? Kristel had daar antwoord op. Niet alleen taken en verantwoordelijkheden, maar ook: aan wie draag je verantwoording af? En overkoepelende informatie zoals de visie en missie van Van Ekris, en onze kernwaarden.

Sparringpartner
In het hele traject dacht Kristel aan alles en nam mij veel werk uit handen. Ook was het fijn om af en toe met haar te kunnen sparren over andere HR-vragen. Ik mis dat in de praktijk vaak, omdat ik deze functie in mijn eentje doe. Kristel dacht bijvoorbeeld met mij mee over het bepalen van onze kernwaarden, maar ook over kleine praktische dingen, zoals calamiteitenverlof en hoe dat wettelijk geregeld is.

Volgende bouwsteen?
Ik ben nu aan het bedenken welke HR-bouwsteen ik hierna met de HR Vaartmaker zou willen oppakken. Ik wil onder andere met onze werving en selectie aan de slag en met de ontwikkelgesprekken. Want in de toekomst willen wij toe naar meerdere gesprekken per jaar met medewerkers. We willen dat die gesprekken wederzijds zijn: wat heb jij nodig, wat wil je? Zodat het niet alleen draait om je functioneren, maar vooral om het hebben van een gelijkwaardig gesprek met je leidinggevende. Wat mij betreft gaan we ook dit snel en goed optuigen samen met de HR Vaartmaker.”

HR Vaartmaker Kristel over Mariska:

“Mariska is voor ons een droomklant. Zij had zelf al de opleiding HRM A en B bij ons gedaan. Ze is een doorgroeier. Ze werkt bij een ambitieus bedrijf en heeft zich daar in de afgelopen jaren op een mooie manier ontwikkeld van telefoniste tot haar huidige rol van HR-coördinator. Zij is precies de professional voor wie HR Vaartmaker is bedoeld. Ik heb haar met veel plezier geholpen bij het maken van de functiebeschrijvingen. Ik sta ook graag weer naast haar als ze een volgende stap wil zetten om HR op een strategische en positieve manier in te zetten binnen hun bedrijf.”

Mariska

HR Coördinator- Toyota

Versnellen met vertrouwen, groeien naar succes

Groei snel, maar op een duurzame manier door een gestructureerd HR-beleid.