Het nut van een HR-cyclus
Wat is een HR-cyclus?
Laten we eerst beginnen met wat een HR-cyclus eigenlijk is: een HR-cyclus is het systeem van jaarlijkse gesprekken waarin het functioneren en de ontwikkeling van de medewerker centraal staat. Het wordt ook wel een gesprekkencyclus genoemd.
Traditioneel bestaat de cyclus uit drie gesprekken: een planningsgesprek, een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek. Het planningsgesprek is de start van de cyclus en daarin bespreken de leidinggevende en de medewerker welke doelen de medewerker het komende jaar wil behalen. Het functioneringsgesprek volgt een paar maanden later en daarin wordt besproken hoe het gaat met de doelen. Het beoordelingsgesprek volgt aan het einde van de cyclus en daarin geeft de leidinggevende aan hoe de medewerker gefunctioneerd heeft en zijn doelen behaald heeft.
Het planningsgesprek en functioneringsgesprek zijn tweezijdig (zowel de medewerker als de manager hebben inbreng) en het beoordelingsgesprek eenzijdig (de manager geeft zijn oordeel).
Natuurlijk worden tijdens de gesprekken ook andere zaken besproken: hoe het gaat met de medewerker, heeft hij het naar zijn zin, waar loopt hij tegenaan, heeft hij tips voor de leidinggevende enzovoort.
Dat gezegd hebbende: de traditionele HR-cyclus zoals hierboven beschreven, wordt steeds vaker losgelaten en vervangen door een modernere versie waarin managers en medewerkers het hele jaar door met elkaar gesprekken voeren. In dit artikel lees je daar meer over.
De voordelen van een HR-cyclus
De HR-cyclus staat vaak hoog op de agenda van HR en dat is niet voor niets:
- je laat medewerkers zien dat ze gewaardeerd worden;
- het draagt bij aan de ontwikkeling van medewerkers en is een manier om ze constructief te beoordelen en te waarderen;
- het is een manier om de relatie tussen de medewerker en de leidinggevende te versterken;
- het geeft inzicht in de motivatie van de medewerker;
- je krijgt feedback over de manier van leidinggeven en het personeelsbeleid;
- je kunt beter inspelen op wat er leeft onder je medewerkers
- je kunt medewerkers beter bijsturen en begeleiden.
Ook voor medewerkers is de HR-cyclus van belang:
de medewerker krijgt de tijd en aandacht om rustig met zijn leidinggevende te praten;
het is het moment om kenbaar te maken wat er speelt, zowel positief als opbouwend;
het geeft de medewerker de gelegenheid om te horen hoe hij functioneert en hoe dat zich vertaalt in doorgroeimogelijkheden of opleidingswensen.
De toegevoegde waarde van een HR-cyclus is in theorie heel helder. De onzin zit vaak in de uitvoering ervan.
De onzin van een HR-cyclus
De onzin van een HR-cyclus ontstaat bij de uitvoering ervan. Een HR-cyclus kan voelen als een jaarlijkse ergernis als het wordt gezien als een eenmalige jaarlijkse exercitie. Een verplicht nummer.
Dat kan twee oorzaken hebben:
- Er is tussen de jaarlijkse gesprekken door helemaal geen aandacht van de manager voor de medewerker waardoor beiden het gevoel hebben dat het een moetje is. Dan is het belangrijk om te onderzoeken hoe het komt dat deze situatie is ontstaan. Wat houdt beide partijen tegen om op regelmatige basis elkaar te spreken en feedback te geven aan elkaar?
- Manager en medewerker spreken elkaar zo vaak dat ze precies weten hoe de vlag erbij hangt waardoor de gesprekkencyclus overbodig voelt. Ook als je elkaar regelmatig spreekt kan een gesprek waarin je de tijd neemt om aan de hand van een model met elkaar te spreken, van toegevoegde waarde zijn. Je neemt echt even de tijd en een gespreksmodel geeft weer andere invalshoeken waardoor je allebei tot nieuwe inzichten kunt komen.
Een andere oorzaak voor weerstand kan zijn dat er geen consequenties zijn verbonden aan de HR-cyclus zoals een promotie of salarisverhoging. Binnen de cao of het functiehuis kunnen er bijvoorbeeld beperkingen zijn. Dan kan het een idee zijn om alternatieve vormen aan te bieden om de waardering uit te drukken. Denk aan een opleiding, een eenmalige beloning of iets anders dat aansluit op de behoeftes van de medewerker.
Er zijn bedrijven waar medewerkers bijvoorbeeld de kans krijgen om iets te doen wat ze normaal niet kunnen doen: bijvoorbeeld een lange reis maken, een extra dag verlof, een fiets, een item voor de thuissportschool of iets anders dat aansluit bij een hobby. Met creatief denken kom je een heel eind!
Verder kan de uitvoering problematisch zijn: managers vinden het moeilijk om feedback te geven, medewerkers weten niet hoe ze doelen moeten stellen of hoe ze zich verder willen ontwikkelen. Er is onduidelijkheid over groeimogelijkheden. Managers vinden dat het teveel tijd kost. Medewerkers voelen zich niet gehoord of er wordt niets gedaan met de resultaten.
Kortom, vooral in de uitvoer van de HR-cyclus is er vaak heel veel te verbeteren zodat dit een waardevol HR instrument wordt voor de organisatie.
Hulp nodig? Neem dan contact op met HR Vaartmaker voor een vrijblijvend oriëntatiegesprek.
